Dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning OmaStadi

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 13 och 14

Personuppgiftsansvarig

Helsingfors stad / Stadsstyrelsen

Registeransvarig

Stadskansliet / Kommunikationsavdelningen / Kommunikationsdirektören

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att du ska kunna lämna in ett förslag, kommentera förslag eller rösta om förslag i OmaStadi. För att du ska kunna lämna ett förslag eller en kommentar i OmaStadi krävs registrering med namn och e-postadress. De som lämnat in förslag kan också kontaktas och informeras om hur processen framskrider och om möjligheterna att delta. Vid röstning behandlas personuppgifterna för att säkerställa att du är röstberättigad och att varje person endast röstar en gång.

Syften med behandlingen av personuppgifter

Grunden för behandlingen av personuppgifter är artikel 6 punkt 1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har gett sitt samtycke till att dennas personuppgifter behandlas.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du registrerar dig i OmaStadi behandlar vi följande personuppgifter: namn, signatur och e-postadress. Om du vill kan du också lägga till en profilbild och en beskrivning av profilen. I så fall behandlar vi också de uppgifterna.

När du identifierar dig i OmaStadi genom stark autentisering för att rösta behandlar vi följande personuppgifter: namn, e-postadress, hemkommun, postnummer och personbeteckning.

När skolelever över 13 år ska rösta identifierar de sig med hjälp av mPassID som skolorna använder. Då behandlar vi följande personuppgifter: förnamn, efternamn, tilltalsnamn, kommunkod, kommunnamn, skolkod, skolans namn, klassbeteckning och årskurs.

Hur samlar vi in personuppgifterna?

Personuppgifterna samlas in från den registrerade själv när hen loggar in i OmaStadi.

De uppgifter som samlas in i samband med stark autentisering fås via Suomi.fi.

De uppgifter som behövs när skolelever ska rösta fås via mPassID.

Vem lämnar vi ut dina personuppgifter till?

Personuppgifterna lämnas inte ut.

Vem behandlar personuppgifterna?

Personuppgifterna som finns i OmaStadi behandlas av Mainio Tech Oy.

Via ett separat uppdragsavtal kan staden utkontraktera behandlingen av dina personuppgifter till en extern systemleverantör eller tjänsteleverantör. Då genomförs behandlingen av personuppgifterna på stadens vägnar och för stadens räkning, och för att fullfölja det ändamål som staden har fastslagit. Staden förblir personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Staden och tjänsteleverantören svarar tillsammans för att dina personuppgifter behandlas ändamålsenligt.

Överförs dina personuppgifter utanför EU- eller EES-området?

Personuppgifterna överförs inte.

Som standard säkerställer Helsingfors stad att behandlingen av dina personuppgifter sker inom EU- eller EES-området. Stadens tjänster eller funktioner kan dock i vissa fall även genomföras genom att använda tjänsteleverantörer, tjänster eller servrar som finns på annat håll. I sådana fall kan dina personuppgifter överföras även utanför EU- eller EES-området. Dataskyddsförordningen fastslår stränga kriterier för överföring av personuppgifter till länder där lagstiftningen gällande behandlingen av personuppgifter avviker från kraven i den europeiska dataskyddslagstiftningen. I sådana fall förbinder sig Helsingfors stad att iaktta kraven på en tillräcklig nivå av skydd för personuppgifterna, och förbinder till tillämpliga delar de systemleverantörer och tjänsteleverantörer som staden använder att se till motsvarande dataskyddsskyldigheter på det sätt som dataskyddslagstiftningen förutsätter.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

De personuppgifter som finns i OmaStadi, som kallas profiler, lagras i 5 år. De personuppgifter som samlas in i samband med röstning, förutom namn och e-postadress, anonymiseras två veckor efter det att röstningen avslutats.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifterna på ett säkert sätt och i enlighet med de lagstadgade kraven. Vi har noggrant utvärderat de potentiella risker som är förknippade med vår behandling av personuppgifter och har vidtagit åtgärder för att hantera riskerna.

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Dina personuppgifter används inte för automatiserade individuella beslut eller profilering.

Dina rättigheter gällande behandlingen av dina personuppgifter

Den registrerades rättigheter och anvisningar för att hävda dem finns på adressen:
https://www.hel.fi/sv/beslutsfattande-och-forvaltning/information-om-helsingfors/dataskydd-och-informationshantering/dataskydd/den-registrerades-rattigheter-och-hur-man-kan-havda-dem

Rätten att kontrollera uppgifter (rätten att få tillgång till sina uppgifter, artikel 15)

Du har rätt att veta vilka av dina personuppgifter som behandlas och vilka uppgifter om dig som har sparats. Staden lämnar ut uppgifterna utan onödigt dröjsmål, senast inom en månad från det att begäran mottagits. Tidsfristen får vid behov förlängas med högst två månader om begäran är exceptionellt omfattande och komplicerad. Ifall tidsfristen förlängs underrättar staden den som begärt information om saken inom en månad från det att begäran mottagits och anger orsakerna till dröjsmålet.

Rätten att korrigera uppgifter (artikel 16)

Du har rätt att kräva att staden, utan onödigt dröjsmål, korrigerar inexakta och felaktiga personuppgifter som gäller dig. Dessutom har du rätt att få bristfälliga uppgifter kompletterade. Huruvida uppgifterna är ofullständiga avgörs med beaktande av ändamålet med behandlingen av personuppgifterna i registret. Om staden inte godtar en persons yrkande på korrigerande av en uppgift ska staden utfärda ett skriftligt intyg där skälen till att yrkandet inte har godtagits anges. I det sammanhanget ska staden också informera om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och att utnyttja andra rättsskyddsmedel.

Rätten att bli bortglömd (artikel 17)

I vissa undantagsfall, t.ex. om behandlingen av uppgifterna grundar sig på en persons samtycke och personen återkallar sitt samtycke, har personen rätt att få sina uppgifter raderade, alltså bli bortglömd. Om staden inte godkänner en persons yrkande på att uppgiften ska raderas ska staden utfärda ett skriftligt intyg där skälen till att yrkandet inte har godtagits anges. I det sammanhanget ska staden också informera om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och att utnyttja andra rättsskyddsmedel. Rätten att få uppgifterna raderade föreligger inte om behandlingen grundar sig på fullföljandet av stadens lagstadgade förpliktelse, är nödvändig för fullgörande av en uppgift av allmänt intresse eller är ett led i utövningen av stadens offentliga makt.

Rätten till begränsning av behandling (artikel 18)

Personen kan i vissa situationer ha rätt att begära att behandlingen av hens personuppgifter begränsas tills de har granskats och rättats eller kompletterats på tillbörligt sätt. Sådana situationer är till exempel om en person bestrider riktigheten av sina uppgifter. I sådana fall begränsas behandlingen av dem fram till det att staden har kontrollerat att uppgifterna är korrekta.

Rätten till dataportabilitet (artikel 20)

En person har rätt att överföra sina personuppgifter från en registeransvarig till en annan om hen själv har gett sina personuppgifter till den registeransvarige och behandlingen av dem grundar sig på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiskt. Denna rätt gäller inte sådan behandling som är nödvändig för utförande av uppdrag av allmänt intresse eller utövande av stadens offentliga makt.

Rätten att göra invändningar (artikel 21)

En person har rätt att, med hänsyn till sin personliga situation, när som helst motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter när behandlingen grundar sig på utförandet av uppdrag av allmänt intresse eller utövande av stadens offentliga makt. I ett sådant fall kan behandlingen av uppgifter fortsätta enbart om staden kan påvisa tvingande och berättigade skäl för behandlingen. Behandlingen kan också fortsätta om så krävs för att man ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätten att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet (artikel 77)

Du har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679. Dessutom har du rätt att använda andra rättsskyddsmedel och administrativa medel för sökande av ändring.

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-postadress: tietosuoja@om.fi
elefonväxel: 029 56 66700

Hur kan du kontakta oss i frågor som rör dataskydd?

Som inloggad användare kan du kontrollera sparade uppgifter om dig i flera av stadens system. Du kan begära korrigering av felaktiga uppgifter i den tjänst där uppgifterna genereras.

Kontaktuppgifter: Produktägare, Strategiavdelningen, Stadskansliet
Registratorskontoret, Helsingfors stad
helsinki.kirjaamo@hel.fi
+358 9 310 13700

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet
Helsingfors stads dataskyddsombud
tietosuoja@hel.fi
09 310 1691 (telefonväxel)

Denna dataskyddsbeskrivning är uppdaterad 14.9.2023.